Vergader beter door deze veelvoorkomende ergernissen te voorkomen door een goede voorbereiding!

Het goed voorbereiden voor een vergadering begint met het goed vastleggen van de onderwerpen en daarbij een goede tijdsverdeling te maken per agendapunt. Ook kijk je bijvoorbeeld wie aanwezig moet zijn en hoe de rollen het beste verdeeld kunnen worden. Oftewel een goede agenda. Maar alsnog kunnen er ergernissen ontstaan tijdens de vergadering, omdat op meer gelet moet worden. In dit artikel worden drie tips gegeven om jouw vergaderingen nog beter voor te bereiden. Hierdoor voorkom je grote ergernissen waardoor het overleg betere resultaten oplevert.

Tip 1. Maak afspraken die eenduidig geïnterpreteerd worden en stuur deze tijdig op

Een grote ergernis van medewerkers is dat de afspraken die gemaakt worden niet specifiek genoeg zijn. Dit probleem kun je oplossen door van te voren de actiepunten van de groep SMART te formuleren. Dus specifiek, meetbaar, acceptabel/ambitieus, realistisch en tijdsgebonden. Stuur de afspraken binnen 24 uur rond zodat iedereen hier gelijk naar kan kijken en zij dit niet vergeten.

Tip 2. Vooraf aan de vergadering de rollen goed verdelen

Vergaderingen kunnen tot niets leiden als er te vaak van de tijdschema afgeweken wordt. Zorg daarom dat je een gespreksleider aanstelt die het gesprek leidt. Ook een notulist heb je in ieder geval nodig om alles wat belangrijk is te noteren. De personen die je aanstelt moeten dit kunnen en ook willen. Let hierbij op het karakter van de deelnemers. Iemand die heel precies is kan bijvoorbeeld het beste notulist zijn. Zorg ook dat je de rollen afwisselt. Bovendien kan het makkelijk zijn om het gesprek op te nemen zodat dit nog een keer teruggeluisterd kan worden.

Tip 3. Maak plannen om alle deelnemers te betrekken bij de vergadering

Dit heeft ook te maken met de rolverdeling. De voorzitter kan het beste ook de mensen die niet veel zeggen ook het woord geven. Het kan daarom slim zijn om iedereen de beurt te geven om eventueel wat te zeggen over het onderwerp. Vraag in ieder geval wat zij iedereen ervan vindt. Door de vergadering op leuke manier te verzorgen kun je ook zorgen voor een goede sfeer. Er kan bijvoorbeeld een kleine bel in het midden staan waarmee deelnemers kunnen aangeven als iets te lang duurt of afwijkt van de inhoud. Of een bal die je rond gooit en dat diegene het woord heeft. Hiermee voorkom je dat de discussie niet to the point is en dat meningen van medewerkers niet gehoord worden.

Vergaderruimte huren

Op zoek naar Vergaderruimte Utrecht? Een zaal huren kan erg makkelijk via de website van Vergadercentrum Vredenburg. Dan kunt u er ook genieten van catering tijdens het vergaderen en zijn deze van alle ruimtes van alle gemakken voorzien.